Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających ze strony internetowej Ośrodka Wypoczynkowego „Zakątek" oraz dokonujących rezerwacji online. Dokument został przygotowany zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO").

Data ostatniej aktualizacji: [do uzupełnienia: data wejścia w życie / ostatniej zmiany]

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

• Brzeski Turystyka 2 Sp. z o.o.
• ul. Franciszkańska 112a/1, 91-845 Łódź
• NIP: 7262689986, REGON: 521258057
• Obiekt: Ośrodek Wypoczynkowy „Zakątek", ul. Piaskowa 51, 82-110 Kąty Rybackie (Mierzeja Wiślana)
• Telefon: 530 512 222
• E-mail: osrodekzakatek@protonmail.com

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych (IOD). We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych możesz kontaktować się z Administratorem przy użyciu danych wskazanych powyżej. [do uzupełnienia: jeżeli w przyszłości zostanie wyznaczony IOD — dane kontaktowe IOD]

2. Jakie dane zbieramy

W związku z prowadzeniem strony internetowej oraz obsługą rezerwacji przetwarzamy w szczególności następujące kategorie danych:

• Dane rezerwacyjne i identyfikacyjne: imię i nazwisko, dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu), a w razie potrzeby adres.
• Dane dotyczące pobytu: termin rezerwacji (daty przyjazdu i wyjazdu), rodzaj i liczba zarezerwowanych jednostek noclegowych (domek, pokój 2- lub 3-osobowy, apartament), liczba osób, ewentualne uwagi i preferencje przekazane w formularzu.
• Dane dotyczące płatności: informacje niezbędne do rozliczenia rezerwacji (kwota, tytuł i status płatności). Dane karty płatniczej oraz szczegółowe dane transakcyjne przetwarza wyłącznie zewnętrzny operator płatności — Ośrodek ich nie przechowuje.
• Dane do wystawienia dokumentu księgowego (jeżeli go zażądasz): dane niezbędne do wystawienia faktury lub innego dowodu sprzedaży (w tym, w przypadku faktury dla przedsiębiorcy, firma i NIP nabywcy).
• Dane z korespondencji: treść wiadomości oraz dane kontaktowe, jeśli kontaktujesz się z nami e-mailem lub telefonicznie.
• Dane techniczne i pliki cookie: patrz sekcja „Pliki cookie".

Podanie danych rezerwacyjnych jest dobrowolne, ale niezbędne do dokonania rezerwacji i zawarcia oraz wykonania umowy o usługi noclegowe — bez nich realizacja rezerwacji nie jest możliwa. Podanie danych do faktury jest wymogiem wynikającym z przepisów prawa podatkowego, gdy zażądasz jej wystawienia.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Twoje dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

• Obsługa rezerwacji, zawarcie i wykonanie umowy o usługi noclegowe (w tym rezerwacja online, kontakt w sprawie pobytu, zameldowanie, rozliczenie) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy lub do podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy).
• Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności podatkowych i rachunkowych (np. wystawianie i przechowywanie faktur oraz dokumentacji księgowej), a także obowiązków wynikających z przepisów o świadczeniu usług hotelarskich/turystycznych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora — art. 6 ust. 1 lit. f RODO — obejmujących: obsługę zapytań i korespondencji, zapewnienie bezpieczeństwa i poprawnego działania strony, dochodzenie lub obronę przed ewentualnymi roszczeniami, a także prowadzenie wewnętrznej ewidencji i statystyki rezerwacji. [do uzupełnienia: jeżeli Ośrodek planuje marketing bezpośredni własnych usług — należy wskazać odrębny cel i podstawę: art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub zgoda z art. 6 ust. 1 lit. a RODO wraz ze zgodą na kanał komunikacji na podstawie ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz przepisów o komunikacji elektronicznej].
• Marketing i wysyłka informacji handlowych na podstawie zgody (jeżeli wyrazisz taką zgodę, np. newsletter) — art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
• Pomiar skuteczności reklam własnych usług Ośrodka — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na ocenie, które działania reklamowe prowadzą do rezerwacji, oraz na ograniczaniu wydatków na reklamę nietrafioną). W tym celu przekazujemy dostawcy platformy reklamowej (Meta) informację o dokonanej rezerwacji, jej wartości i dacie, wraz z nieodwracalnymi skrótami kryptograficznymi (SHA-256) wybranych danych kontaktowych — numeru telefonu, adresu e-mail, imienia, nazwiska i kraju. Nie przekazujemy tych danych w postaci czytelnej — skróty powstają po naszej stronie i nie pozwalają odtworzyć danych źródłowych; służą wyłącznie do porównania z danymi, którymi platforma już dysponuje. Wobec tego przetwarzania przysługuje Ci prawo sprzeciwu (sekcja 6) — po jego wniesieniu zaprzestaniemy przekazywania danych dotyczących Twojej rezerwacji.

4. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Twoje dane mogą być udostępniane lub powierzane do przetwarzania następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych wyżej celów:

• Dostawca systemu rezerwacji online — roomadmin.pl: POLCERN Sp. z o.o., ul. Malczewskiego 47A, 30-207 Kraków. Podmiot ten przetwarza dane rezerwacji w imieniu Ośrodka jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.
• Operator płatności online — płatności za rezerwacje obsługiwane są w ramach systemu rezerwacyjnego, przez operatora płatności działającego na podstawie umowy zawartej przez dostawcę tego systemu (roomadmin.pl / IdoBooking). Ośrodek nie przechowuje danych kart płatniczych i nie ma do nich dostępu.
• Dostawca hostingu strony internetowej — Vercel Inc. (Stany Zjednoczone), w zakresie udostępniania strony w internecie.
• Dostawca poczty elektronicznej — Google (usługa Gmail), w zakresie prowadzenia korespondencji z Gośćmi.
• Biuro rachunkowe / doradca podatkowy — w zakresie obsługi księgowej i podatkowej. [do uzupełnienia: jeśli dotyczy].
• Dostawcy usług IT i wsparcia technicznego — w zakresie serwisu i utrzymania systemów, jeżeli uzyskają dostęp do danych. [do uzupełnienia: jeśli dotyczy].
• Dostawcy narzędzi analitycznych i reklamowych: Google Ireland Limited (Google Analytics 4, Google Tag Manager, Google Ads) oraz Meta Platforms Ireland Limited (Piksel Meta, interfejs konwersji „Conversions API" dla Facebooka i Instagrama). Podmioty te przetwarzają dane o korzystaniu ze strony oraz — w przypadku Meta — nieodwracalne skróty (SHA-256) danych kontaktowych osoby dokonującej rezerwacji wraz z wartością i datą rezerwacji, w celu pomiaru skuteczności reklam. Dane w postaci czytelnej nie są im przekazywane. Przekazanie skrótów następuje także w odniesieniu do rezerwacji złożonych telefonicznie lub w recepcji.
• Uprawnione organy publiczne — gdy obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

Z podmiotami przetwarzającymi dane w imieniu Ośrodka zawierane są umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodne z art. 28 RODO. Administrator nie sprzedaje danych osobowych i nie udostępnia ich podmiotom trzecim w celach innych niż wskazane powyżej.

5. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub uzasadniony ochroną naszych interesów:

• Dane związane z rezerwacją i umową — przez czas trwania umowy oraz do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń [do uzupełnienia: zazwyczaj do 6 lat — należy zweryfikować z aktualnymi terminami przedawnienia i charakterem roszczeń].
• Dokumenty księgowe i podatkowe — przez okres wymagany przepisami prawa [do uzupełnienia: co do zasady 5 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku — do potwierdzenia].
• Dane przetwarzane na podstawie zgody (np. marketing) — do czasu wycofania zgody, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.
• Korespondencja — przez okres niezbędny do obsługi sprawy oraz do przedawnienia ewentualnych roszczeń.
• Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu — do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub ustania celu przetwarzania.

6. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii (art. 15 RODO).
• Prawo do sprostowania (poprawienia) danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych (art. 16 RODO).
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"), w przypadkach określonych w przepisach (art. 17 RODO).
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO).
• Prawo do przenoszenia danych — w zakresie danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody, w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO).
• Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora — z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją (art. 21 ust. 1 RODO). W przypadku sprzeciwu wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego zaprzestaniemy przetwarzania w tym celu w każdym przypadku i bez konieczności uzasadnienia (art. 21 ust. 2 i 3 RODO).
• Prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie — jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO).
• Prawo do niepodlegania decyzjom opartym wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołującym wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływającym (art. 22 RODO) — w zakresie, w jakim takie przetwarzanie miałoby miejsce (patrz sekcja 7).
• Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (uodo.gov.pl) — jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO (art. 77 RODO).

Niektóre z powyższych praw mają charakter warunkowy i przysługują w zakresie oraz na zasadach określonych w RODO. Realizacja praw jest co do zasady bezpłatna; w przypadku żądań ewidentnie nieuzasadnionych lub nadmiernych Administrator może pobrać rozsądną opłatę albo odmówić podjęcia działań (art. 12 ust. 5 RODO). Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z Administratorem przy użyciu danych wskazanych w sekcji 1. Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania (z możliwością przedłużenia o kolejne dwa miesiące w przypadkach uzasadnionych złożonością żądania).

7. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Twoje dane osobowe nie są przetwarzane w sposób polegający na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, które wywoływałoby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływało (art. 22 RODO). [do uzupełnienia: jeżeli w przyszłości takie mechanizmy zostaną wdrożone — np. automatyczne oceny czy profilowanie marketingowe — należy opisać zasady ich działania, znaczenie oraz przewidywane konsekwencje dla osoby, której dane dotyczą].

8. Pliki cookie

Nasza strona wykorzystuje pliki cookie (ciasteczka) oraz podobne technologie:

• Cookie niezbędne — konieczne do prawidłowego działania strony i podstawowych funkcji, w tym osadzonego formularza rezerwacji roomadmin. Te pliki są stosowane bez konieczności uzyskania zgody, ponieważ są niezbędne do świadczenia żądanej przez Ciebie usługi.
• Cookie analityczne i marketingowe — stosujemy Google Analytics 4 i Google Tag Manager (analityka ruchu) oraz Piksel Meta (pomiar skuteczności reklam na Facebooku i Instagramie). Narzędzia te działają wyłącznie po uzyskaniu Twojej dobrowolnej zgody, wyrażonej za pośrednictwem banera zgód (mechanizm Consent Mode v2). Do czasu wyrażenia zgody nie zapisują ani nie odczytują informacji na Twoim urządzeniu w celach analitycznych ani marketingowych.

Zgodę na cookie nie-niezbędne możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać w ustawieniach banera zgód oraz w ustawieniach swojej przeglądarki. Podstawę korzystania z cookie nie-niezbędnych stanowi Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) w związku z przepisami o dostępie do informacji przechowywanych w urządzeniu końcowym (art. 173 ustawy — Prawo telekomunikacyjne / odpowiednio przepisów ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej). Ograniczenie lub zablokowanie plików cookie w przeglądarce może wpłynąć na działanie niektórych funkcji strony, w tym formularza rezerwacji.

Stosowane pliki cookie i podobne technologie:

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Co do zasady Twoje dane przetwarzane są na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Przekazanie danych do państwa trzeciego (poza EOG) następuje w związku z korzystaniem z narzędzi Google i Meta oraz usługi hostingu strony (Vercel Inc.), których spółki mają siedzibę w Stanach Zjednoczonych — dotyczy to danych analitycznych oraz nieodwracalnych skrótów danych kontaktowych przekazywanych w celu pomiaru skuteczności reklam. W takim przypadku przekazanie odbywa się wyłącznie przy zapewnieniu odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w rozdziale V RODO (np. decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne), a Ty masz prawo uzyskać kopię tych zabezpieczeń, kontaktując się z Administratorem. Umowy z Google i Meta zawierają standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską; obaj dostawcy uczestniczą ponadto w programie EU-U.S. Data Privacy Framework.

10. Kontakt w sprawie danych osobowych

We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych i wykonywaniem przysługujących Ci praw możesz kontaktować się z Administratorem:

• Brzeski Turystyka 2 Sp. z o.o., ul. Franciszkańska 112a/1, 91-845 Łódź
• Ośrodek Wypoczynkowy „Zakątek", ul. Piaskowa 51, 82-110 Kąty Rybackie
• Telefon: 530 512 222
• E-mail: osrodekzakatek@protonmail.com

11. Zmiany Polityki prywatności

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę prywatności w związku ze zmianą przepisów prawa, wdrożeniem nowych narzędzi lub zmianą sposobu przetwarzania danych. Aktualna wersja jest każdorazowo publikowana na stronie internetowej Ośrodka wraz z datą jej obowiązywania.

Zastrzeżenie prawne: Powyższy dokument stanowi WZÓR o charakterze edukacyjnym i informacyjnym i nie stanowi profesjonalnej usługi prawniczej. Przed publikacją wymaga weryfikacji przez prawnika lub inspektora ochrony danych oraz dostosowania do rzeczywistego stanu przetwarzania danych w Ośrodku (m.in. faktyczna lista podmiotów przetwarzających i dostawców, dokładne okresy przechowywania zgodne z aktualnymi przepisami podatkowymi i terminami przedawnienia, rzeczywiste transfery poza EOG, pełna specyfikacja plików cookie, faktyczne występowanie lub brak profilowania). Wszystkie pola oznaczone „[do uzupełnienia: …]" należy wypełnić lub usunąć. Odesłania do przepisów RODO (art. 6 ust. 1 lit. a/b/c/f, art. 7 ust. 3, art. 12, art. 15–22, art. 77) zostały zweryfikowane; terminy przechowywania oraz szczegóły cookie/transferów wymagają potwierdzenia w stanie faktycznym, a podstawa prawna dotycząca cookie powinna zostać dostosowana do aktualnie obowiązującej ustawy (Prawo telekomunikacyjne / Prawo komunikacji elektronicznej).