Regulamin rezerwacji i pobytu — Ośrodek Wypoczynkowy Zakątek

Regulamin rezerwacji i pobytu w Ośrodku Wypoczynkowym „Zakątek"

Obowiązuje od dnia [do uzupełnienia: data wejścia w życie]. Regulamin określa zasady dokonywania rezerwacji, płatności oraz pobytu w obiekcie. Dokonanie rezerwacji oznacza akceptację niniejszego Regulaminu. Przed dokonaniem rezerwacji Gość powinien zapoznać się z treścią Regulaminu oraz Polityki prywatności.

§1. Postanowienia ogólne

Obiekt: Ośrodek Wypoczynkowy „Zakątek", ul. Piaskowa 51, 82-110 Kąty Rybackie (Mierzeja Wiślana); tel. 530 512 222, e-mail: osrodekzakatek@protonmail.com (dalej: „Ośrodek").
Podmiotem prowadzącym Ośrodek, świadczącym usługi i administratorem danych osobowych jest: Brzeski Turystyka 2 Sp. z o.o., ul. Franciszkańska 112a/1, 91-845 Łódź, NIP 7262689986, REGON 521258057, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem [do uzupełnienia: numer KRS] (dalej: „Usługodawca").
Baza noclegowa obejmuje: 10 domków, 10 pokoi (2- i 3-osobowych) oraz 1 apartament.
„Gość" — osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna dokonująca rezerwacji lub korzystająca z pobytu. „Konsument" — osoba fizyczna dokonująca z Usługodawcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową. Postanowienia dotyczące konsumentów stosuje się także do osoby fizycznej zawierającej umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści tej umowy wynika, że nie ma ona dla tej osoby charakteru zawodowego (tzw. przedsiębiorca na prawach konsumenta — art. 385(5), art. 556(4), art. 556(5) i art. 576(5) Kodeksu cywilnego).
Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie na stronie internetowej Ośrodka oraz w recepcji, w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtworzenie i utrwalenie (w tym pobranie i wydruk) w każdym czasie.

§2. Rezerwacja i zawarcie umowy

Rezerwacji można dokonać poprzez system rezerwacji online udostępniony na stronie Ośrodka (system roomadmin.pl), a także telefonicznie lub mailowo, w miarę dostępności miejsc.
Przed złożeniem rezerwacji Gość otrzymuje, w sposób jasny i zrozumiały, informacje o: głównych cechach usługi, łącznej cenie wraz z podatkami oraz wszelkimi dodatkowymi opłatami (w tym opłatą miejscową, jeżeli jest pobierana), sposobie i terminie płatności, danych identyfikujących Usługodawcę i danych kontaktowych, a także o zasadach anulowania rezerwacji oraz o braku prawa odstąpienia od umowy na zasadach opisanych w §6 (art. 12 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta).
W procesie rezerwacji online Gość podaje dane niezbędne do zawarcia i wykonania umowy (m.in. imię, nazwisko, dane kontaktowe, termin, liczbę osób), akceptuje niniejszy Regulamin i potwierdza zapoznanie się z Polityką prywatności.
Umowę uważa się za zawartą z chwilą otrzymania przez Gościa potwierdzenia rezerwacji na wskazany adres e-mail, po spełnieniu warunków rezerwacji (w tym wpłacie zaliczki, jeżeli jest wymagana). Potwierdzenie zawiera podsumowanie warunków umowy, w tym warunki anulowania.
Warunkiem gwarancji rezerwacji jest wpłata zaliczki w wysokości [do uzupełnienia: np. 30% wartości pobytu] w terminie [do uzupełnienia: np. 3 dni] od dokonania rezerwacji. Brak wpłaty w terminie może skutkować anulowaniem rezerwacji. Wpłacana kwota stanowi zaliczkę (a nie zadatek w rozumieniu art. 394 Kodeksu cywilnego), chyba że warunki rezerwacji wyraźnie stanowią inaczej i zostało to Gościowi jednoznacznie zakomunikowane przed zawarciem umowy.
Pozostała część należności płatna jest [do uzupełnienia: np. najpóźniej w dniu przyjazdu przy zameldowaniu / na X dni przed przyjazdem].
Operatorem technicznym systemu rezerwacji online jest POLCERN Sp. z o.o., ul. Malczewskiego 47A, 30-207 Kraków, przetwarzający dane rezerwacyjne na zlecenie i w imieniu Usługodawcy na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (podmiot przetwarzający — zob. §8).

§3. Płatności

Ceny podane w systemie rezerwacji i cenniku Ośrodka są cenami brutto (zawierają podatek VAT) i wyrażone są w złotych polskich (PLN). Cena obejmuje elementy wskazane w opisie oferty; dodatkowe opłaty (np. opłata miejscowa, opłata za zwierzę, opłata za dodatkowe usługi) są wyraźnie wskazane przed zawarciem umowy.
Płatności można dokonać online, za pośrednictwem zewnętrznego operatora płatności (np. Przelewy24 / PayPro S.A.) — na zasadach określonych w regulaminie tego operatora — lub na miejscu w recepcji [do uzupełnienia: dostępne formy, np. gotówka / karta płatnicza].
Dane płatnicze (m.in. numery kart) są przetwarzane wyłącznie przez operatora płatności; Ośrodek nie pozyskuje ani nie przechowuje danych płatniczych Gościa.
Do ceny pobytu może zostać doliczona opłata miejscowa (klimatyczna) pobierana zgodnie z uchwałą właściwej rady gminy, na podstawie ustawy o podatkach i opłatach lokalnych [do uzupełnienia: stawka za osobę za dobę i zasady, ewentualne zwolnienia].
Na żądanie Gościa Usługodawca wystawia fakturę VAT. Żądanie wystawienia faktury oraz dane niezbędne do jej wystawienia należy zgłosić zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi [do uzupełnienia: zasady i termin zgłaszania danych do faktury, w szczególności obowiązek podania NIP przed sprzedażą w przypadku faktury na rzecz podatnika].
Jeżeli Ośrodek pobiera kaucję (zwrotną kwotę na zabezpieczenie ewentualnych szkód): [do uzupełnienia: wysokość, forma pobrania i zwrotu, termin zwrotu oraz zasady potrącenia — potrącenie wyłącznie w wysokości rzeczywiście poniesionej i udokumentowanej szkody]. W braku szkody kaucja podlega zwrotowi w całości.

§4. Doba hotelowa (przyjazd i wyjazd)

Doba hotelowa rozpoczyna się o godzinie [do uzupełnienia: typowo ok. 15:00/16:00] w dniu przyjazdu i kończy się o godzinie [do uzupełnienia: typowo ok. 10:00/11:00] w dniu wyjazdu.
Zameldowanie następuje po okazaniu dokumentu tożsamości w celu potwierdzenia danych Gościa niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy. Ośrodek dokonuje wglądu w dokument i spisuje wyłącznie dane niezbędne do realizacji umowy (imię, nazwisko oraz — w zakresie koniecznym — dane pozwalające na identyfikację); kopiowanie, skanowanie ani fotografowanie dokumentu tożsamości nie jest wymagane i nie następuje bez wyraźnej podstawy prawnej i odrębnej zgody. Ogólny obowiązek meldunkowy gości hotelowych na pobyt czasowy nie obowiązuje (przepisy o meldunku gości hotelowych zostały uchylone); podstawą przetwarzania danych jest wykonanie umowy.
Chęć przedłużenia doby lub wcześniejszego zameldowania należy zgłosić w recepcji; realizacja zależy od dostępności miejsc i może wiązać się z dodatkową opłatą [do uzupełnienia: zasady i opłaty].

§5. Pobyt i zasady porządkowe

Cisza nocna obowiązuje w godzinach [do uzupełnienia: typowo 22:00–6:00 / 22:00–7:00].
Zwierzęta: [do uzupełnienia: dozwolone / niedozwolone; jeśli dozwolone — warunki, ewentualna opłata powiązana z rzeczywistym kosztem, obowiązki opiekuna, np. sprzątanie, kaganiec/smycz w częściach wspólnych, odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez zwierzę].
Na terenie całego Ośrodka, w szczególności w domkach, pokojach i apartamencie, obowiązuje całkowity zakaz palenia wyrobów tytoniowych i papierosów elektronicznych (zgodnie z ustawą z dnia 9 listopada 1995 r. o ochronie zdrowia przed następstwami używania tytoniu i wyrobów tytoniowych). Palenie dozwolone jest wyłącznie w miejscach do tego wyznaczonych [do uzupełnienia]. W razie naruszenia zakazu Ośrodek może obciążyć Gościa opłatą odpowiadającą rzeczywistemu, udokumentowanemu kosztowi dodatkowej dezynfekcji/ozonowania i doprowadzenia lokalu do stanu używalności [do uzupełnienia: szacunkowa kwota lub sposób jej ustalenia]; opłata nie ma charakteru kary umownej oderwanej od poniesionej szkody.
Gość ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone w mieniu Ośrodka z jego winy lub z winy osób, za które odpowiada (w tym osób odwiedzających i dzieci pozostających pod jego opieką), na zasadach ogólnych określonych w Kodeksie cywilnym. Wysokość odszkodowania odpowiada rzeczywiście poniesionej szkodzie.
Gość zobowiązany jest niezwłocznie zgłosić w recepcji zauważone uszkodzenia lub braki w wyposażeniu.
Ze względów bezpieczeństwa oraz z uwagi na odpowiedzialność za osoby przebywające w obiekcie, liczba osób korzystających z pobytu nie może przekraczać liczby zgłoszonej w rezerwacji. Przebywanie większej liczby osób wymaga uprzedniej zgody recepcji i może wiązać się z dodatkową opłatą.
Odpowiedzialność Ośrodka za rzeczy wniesione przez Gościa regulują przepisy Kodeksu cywilnego o odpowiedzialności utrzymujących zarobkowo hotele i podobne zakłady (art. 846 i nast. k.c.). Postanowienia Regulaminu nie wyłączają ani nie ograniczają tej odpowiedzialności; wszelkie ewentualne postanowienia zmierzające do jej ograniczenia poniżej granic ustawowych są bezskuteczne (art. 849 § 3 k.c.). O szkodzie należy zawiadomić recepcję niezwłocznie po jej stwierdzeniu. [do uzupełnienia: informacja, czy dostępny jest depozyt/sejf do przechowywania pieniędzy i rzeczy wartościowych.]
Ośrodek może odmówić dalszego świadczenia usług osobie rażąco naruszającej Regulamin, porządek lub zasady współżycia społecznego, w szczególności zagrażającej bezpieczeństwu innych osób lub mienia, po uprzednim bezskutecznym zwróceniu uwagi. Rozwiązanie umowy z winy Gościa nie zwalnia go z obowiązku zapłaty za wykorzystaną część pobytu i za wyrządzone szkody.

§6. Odwołanie i zmiana rezerwacji, zwroty

Odwołania lub zmiany rezerwacji dokonuje się na zasadach określonych w warunkach rezerwacji zaakceptowanych przy jej dokonywaniu (warunki anulowania), które są przedstawiane Gościowi przed zawarciem umowy. [do uzupełnienia: szczegółowa tabela/zasady — np. bezpłatne anulowanie do X dni przed przyjazdem; po tym terminie zaliczka podlega zwrotowi w części/nie podlega zwrotowi; zasady rezerwacji bezzwrotnych, jeśli oferowane. Warunki nie mogą kształtować obowiązków Gościa w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami i rażąco naruszający jego interesy.]
Prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość: zgodnie z art. 38 ust. 1 pkt 12 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa w terminie 14 dni nie przysługuje Gościowi w odniesieniu do umów o świadczenie usług w zakresie zakwaterowania, innych niż do celów mieszkalnych, oraz usług związanych z wypoczynkiem, jeżeli w umowie oznaczono dzień lub okres świadczenia usługi. Informacja o braku prawa odstąpienia jest Gościowi przekazywana przed zawarciem umowy i wymaga jego potwierdzenia. Skutki rezygnacji reguluje się zatem wyłącznie na podstawie warunków anulowania, o których mowa powyżej.
Zwrot należnych kwot następuje niezwłocznie, tą samą metodą płatności, którą posłużył się Gość, chyba że wyraźnie uzgodniono inaczej i nie wiąże się to dla Gościa z żadnymi kosztami; przy płatnościach online zwrot realizowany jest za pośrednictwem operatora płatności.
W przypadku wcześniejszego wyjazdu Gościa z przyczyn leżących po jego stronie opłata za niewykorzystany okres pobytu nie podlega zwrotowi, o ile warunki rezerwacji nie stanowią inaczej. Jeżeli natomiast skrócenie lub przerwanie pobytu nastąpiło z przyczyn leżących po stronie Ośrodka albo wskutek siły wyższej, Gościowi przysługuje zwrot opłaty za niewykorzystany okres w odpowiedniej części; nie narusza to dalej idących roszczeń Gościa wynikających z przepisów prawa.

§7. Reklamacje

Gość ma prawo złożyć reklamację dotyczącą usług Ośrodka. Zaleca się zgłoszenie zastrzeżeń niezwłocznie w recepcji, co umożliwia bieżące usunięcie nieprawidłowości; zaniechanie niezwłocznego zgłoszenia nie pozbawia Gościa prawa do reklamacji.
Reklamację można złożyć pisemnie na adres Usługodawcy lub mailowo na adres: osrodekzakatek@protonmail.com. Reklamacja powinna zawierać dane Gościa, opis zastrzeżeń, termin pobytu oraz oczekiwany sposób rozpatrzenia; brak któregokolwiek z elementów nie stanowi podstawy do pozostawienia reklamacji bez rozpoznania i w razie potrzeby Usługodawca zwróci się o uzupełnienie.
Reklamacja Gościa będącego konsumentem (oraz przedsiębiorcy na prawach konsumenta) zostanie rozpatrzona w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania, chyba że przepis szczególny przewiduje inny termin. Jeżeli Usługodawca nie udzieli odpowiedzi na reklamację w wymaganym terminie, uważa się, że reklamację uznał (art. 7a ustawy o prawach konsumenta). [do uzupełnienia: potwierdzić właściwy termin — dla żądań opartych na rękojmi/niezgodności może mieć zastosowanie inny termin.]
Odpowiedzialność Usługodawcy za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy opiera się na przepisach Kodeksu cywilnego (m.in. art. 471 k.c.). Odpowiedzialność ta nie jest wyłączona ani ograniczona względem konsumenta w zakresie, w jakim wyłączenie lub ograniczenie byłoby sprzeczne z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa.
Skorzystanie z procedury reklamacyjnej jest dobrowolne i nie wyłącza ani nie ogranicza prawa Gościa do dochodzenia roszczeń na drodze sądowej.
Pozasądowe rozwiązywanie sporów: Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w szczególności: z bezpłatnej pomocy powiatowego (miejskiego) rzecznika konsumentów lub organizacji społecznej, do której zadań statutowych należy ochrona konsumentów; z mediacji prowadzonej przez właściwy Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej; ze stałego polubownego sądu konsumenckiego przy Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej. Szczegółowe informacje o pozasądowych sposobach rozwiązywania sporów dostępne są na stronie Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (uokik.gov.pl) oraz u rzeczników konsumentów. (Uwaga: europejska platforma internetowego rozstrzygania sporów ODR została wygaszona z dniem 20 lipca 2025 r. na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/3228 uchylającego rozporządzenie (UE) nr 524/2013 — odesłania do platformy ODR nie należy już stosować.)

§8. Dane osobowe (RODO)

Administratorem danych osobowych Gości jest Usługodawca: Brzeski Turystyka 2 Sp. z o.o., ul. Franciszkańska 112a/1, 91-845 Łódź. Kontakt w sprawach danych: osrodekzakatek@protonmail.com. [do uzupełnienia: dane inspektora ochrony danych, jeżeli został wyznaczony.]
Dane przetwarzane są w celu: zawarcia i realizacji umowy rezerwacji i pobytu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze, w tym podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora, tj. ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Przetwarzanie w celach marketingowych następuje wyłącznie na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą można w każdej chwili wycofać.
Podanie danych niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy jest dobrowolne, lecz konieczne do dokonania rezerwacji i realizacji pobytu; brak ich podania uniemożliwia zawarcie umowy. Podanie danych w celach marketingowych jest w pełni dobrowolne.
Dane przechowywane są przez okres realizacji umowy, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa (w szczególności podatkowych i rachunkowych) oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń [do uzupełnienia: konkretne okresy w Polityce prywatności].
Odbiorcami danych mogą być: operator systemu rezerwacji, operator płatności, dostawcy usług IT, księgowych i prawnych, a także podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa. Dane rezerwacyjne przetwarza w imieniu administratora, na podstawie umowy powierzenia, operator systemu rezerwacji POLCERN Sp. z o.o. (roomadmin.pl). Dane płatnicze przetwarza samodzielnie operator płatności (np. PayPro S.A.) jako odrębny administrator w zakresie realizacji płatności. [do uzupełnienia: informacja o ewentualnym przekazywaniu danych do państw trzecich, jeśli występuje.]
Gościowi przysługują prawa: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz cofnięcia zgody (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem), a także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
[do uzupełnienia: jeżeli na terenie Ośrodka stosowany jest monitoring wizyjny — informacja o zakresie, celu (bezpieczeństwo osób i mienia — art. 6 ust. 1 lit. f RODO), obszarze objętym monitoringiem i okresie przechowywania nagrań; oznaczenie stref objętych monitoringiem.]
Szczegółowe informacje o zakresie, podstawach, okresie przechowywania i odbiorcach danych, a także o stosowanych plikach cookie (m.in. niezbędne cookie związane z osadzonym formularzem rezerwacji roomadmin oraz — po wyrażeniu zgody — narzędzia analityczne/marketingowe), zawiera Polityka prywatności dostępna na stronie internetowej Ośrodka.

§9. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta oraz ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych, a w zakresie ochrony danych — RODO oraz ustawy o ochronie danych osobowych.
Postanowienia Regulaminu nie wyłączają ani nie ograniczają praw konsumenta (oraz przedsiębiorcy na prawach konsumenta) wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa; w razie sprzeczności pierwszeństwo mają te przepisy. Postanowienia Regulaminu, które okazałyby się niedozwolone (abuzywne) w rozumieniu art. 385(1) Kodeksu cywilnego, nie wiążą konsumenta, a Regulamin obowiązuje w pozostałym zakresie.
Ewentualne spory strony będą dążyły rozstrzygnąć polubownie. W braku porozumienia właściwy jest sąd powszechny ustalony według przepisów Kodeksu postępowania cywilnego; w sporach z konsumentem właściwość sądu ustala się na zasadach ogólnych (co do zasady według miejsca zamieszkania konsumenta) i nie podlega ona modyfikacji na jego niekorzyść. Dla Gości niebędących konsumentami (ani przedsiębiorcami na prawach konsumenta) sądem właściwym jest sąd właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy.
Usługodawca zastrzega prawo zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn (np. zmiana przepisów prawa, zmiana zakresu lub sposobu świadczenia usług). Zmiana Regulaminu nie narusza praw nabytych: do rezerwacji już potwierdzonych stosuje się Regulamin w brzmieniu obowiązującym w chwili jej dokonania. Zmiany wchodzą w życie z dniem publikacji na stronie internetowej Ośrodka, z zastrzeżeniem zdania poprzedniego.

Zastrzeżenie (disclaimer): Powyższy dokument stanowi wyłącznie wzór o charakterze edukacyjnym i nie stanowi profesjonalnej usługi prawniczej ani porady prawnej. Przed wdrożeniem wymaga weryfikacji przez radcę prawnego/adwokata oraz dostosowania do faktycznych warunków Ośrodka (m.in. godzin doby hotelowej, warunków anulowania, zasad dot. zwierząt, kaucji, opłat, opłaty miejscowej, ewentualnego monitoringu, treści Polityki prywatności i umów powierzenia z operatorami). Wszystkie pola oznaczone „[do uzupełnienia: …]" należy wypełnić danymi rzeczywistymi. Przywołane podstawy prawne zostały zweryfikowane w publicznych źródłach (ISAP, EUR-Lex, UOKiK) — stan prawny na lipiec 2026 r., w tym: art. 38 ust. 1 pkt 12 i art. 7a i art. 12 ustawy o prawach konsumenta, art. 846 i 849 Kodeksu cywilnego, wygaszenie platformy ODR z dniem 20.07.2025 r. na podstawie rozporządzenia (UE) 2024/3228 — jednak stan prawny należy potwierdzić na dzień wdrożenia dokumentu. Uwaga: rejestr klauzul niedozwolonych UOKiK oraz przepisy konsumenckie (m.in. planowana implementacja dyrektywy 2024/1799 „prawo do naprawy") podlegają zmianom — zaleca się kontrolę aktualności przed publikacją.